Germany - Recreational, cultural and sporting services - technische Betreuung von Veranstaltungen und Ausstellungen

Die Planung der Veranstaltung sowie die Beschreibung der technischen Anforderung werden vom Fachbereich Veranstaltungen (FBV) der AdK vorgenommen. Die Planung der Licht- und Medientechnik bei Ausstellungsprojekten sowie die Beschreibung der tech-nischen Anforderung werden vom Fachbereich Ausstellungen (FBA) der AdK vorgenommen. Der FBV erstellt für jede Veranstaltung eine Beauftragung für den Personalbedarf aller Gewerke mit genauen Angaben für die Anfangseinsatzzeiten sowie der geplanten Einsatzdauer. Diese Beauftragung wird in der Regel 14-21 Tage, spätestens zwei Tage, vor der Veranstaltung dem Auftragnehmer (AN) per Mail übermittelt. Diese gilt als Beauftragung so lange keine abweichende Änderung dem AN mitgeteilt wird. Der AN muss in der Lage sein, im Einzelfall auch in kurzer Reaktionszeit (zwei Stunden), zusätzli-ches Personal zur Verfügung stellen zu können. Gleiches Verfahren gilt für den FBA für Ausstellungsprojekte der Akademie der Künste. Auf einen namentlich benannten, gleichbleibenden Ansprechpartner beim AN wird bestanden. Regelmä-ßige interne Besprechungen (Turnus 4-6 Wochen) in der AdK über Technikaspekte oder Personalfragen des AN zwischen dem Ansprechpartner des AN und den Verantwortlichen des FBV/FBA sind nach Ab-sprache und bis zu 2 Stunden Dauer unentgeltlich zu leisten. Die Ansprechbarkeit des AN muss darüber hinaus über Mail oder Telefon zwischen 8.00 bis 20.00 Uhr täglich gewährleistet sein. Der AN ist vertrag-lich verpflichtet, die AdK hinsichtlich technisch organisatorischer Belange zu den geplanten Veranstal-tungen zu beraten. Der AN berät bei Kalkulation und Koordination des Einsatzes benötigter Technik unter Berücksichtigung der bereits in der AdK vorhandenen Technik. Nach jeder Veranstaltung wird vom AN ein Veranstaltungskurzbericht in Bezug auf Technische Vorkommnisse im Rahmen des Veranstal-tungsablaufes per E-Mail an den FBV versendet. Der AN gewährleistet die personelle Besetzung der einzelnen Fachgewerke. Die personelle Besetzung muss fachlich den Anforderungen der Leistungsbeschreibung entsprechen. Die genannten Personen müssen in der Lage sein, eigenverantwortlich und selbstbestimmt die Veranstaltungen in Rücksprache mit den Künstler*innen und gemäß der Zeit- und Technikplanung der beauftragenden Abteilung (FBV oder FBA) unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen umzusetzen. Der AN übermittelt dem FBV/FBA einen wöchentlichen Personaleinsatzplan, jeweils spätestens Mitt-woch für die darauffolgende Woche, beginnend ab Montag, sowie eine Vorschau auf die darauffolgen-den zwei bis vier Wochen. Im Personaleinsatzplan ist zu der jeweiligen Veranstaltung, benannt mit Zeit und Raum, die fachliche und zeitliche Einteilung der Mitarbeiter*in ersichtlich zugeordnet. Veränderter Personalbedarf wird vom Fachbereich durch eine aktualisierte Beauftragung an den AN per Mail mitge-teilt und vom AN in Form eines aktualisierten Personaleinsatzplans per Mail innerhalb des laufenden Arbeitstages bestätigt. Personal- bzw. Einsatzzeitveränderungen werden im Personaleinsatzplan farblich hervorgehoben. Die Kontakte der Techniker*innen sind in folgender Form aktuell dem FBV /FBA be-reitzustellen: 1. Eine Kontaktliste der Techniker*innen mit Funknummer und Mailadresse 2. Eine Liste der Techniker*innen mit Foto und Name 3. Eine Techniker*innenliste mit Geburtsdatum und -ort (für Sicherheitschecks bei VIP-Veranstaltungen)