Finland - Payroll management services - Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän palkkapalveluiden hankinta

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä kilpailuttaa palkka-, matka- ja kululaskupalvelujen sekä niiden tuottamiseen tarvittavien tietojärjestelmien kokonaisuuden. Kokonaisuuteen kuuluvat mm. palkanlaskenta ja palkanmaksu, luottamushenkilöiden ja muiden palkkionsaajien palkkiot sekä matka- ja kululaskujen käsittely ja maksaminen. Kokonaisuuteen sisältyvät palvelujen tuottamiseen tarvittavat palkkajärjestelmät, henkilöstöhallinnon HRM- ja itsepalvelutoiminnot sekä matkanhallinta- ja kululaskujärjestelmät SaaS-palveluna. Hankintaan kuuluvat myös järjestelmien ylläpito, tarvittavat integraatiot, sovitut automaatiotoiminnot, raportointi, viranomaisilmoitukset, käyttäjä- ja asiakaspalvelu, aineistonhallinta sekä palvelujen ja järjestelmien käyttöönotto. Hankinnan tavoitteena on toimintavarma, tietoturvallinen, nykyaikainen ja käyttäjälle mahdollisimman yhtenäinen palvelu- ja järjestelmäkokonaisuus, joka tukee Salpauksen henkilöstö- ja palkkahallinnon prosesseja koko palvelussuhteen elinkaaren ajan. Ratkaisun tulee vähentää manuaalisia työvaiheita ja päällekkäistä tietojen tallentamista, parantaa tietojen ajantasaisuutta ja oikeellisuutta sekä hyödyntää tarkoituksenmukaisesti automaatiota. Järjestelmien tulee olla kehitettäviä ja skaalautuvia sekä mahdollistaa uusien digitaalisten ratkaisujen hyödyntäminen. Kokonaisuus voi muodostua useammasta järjestelmästä ja/tai alihankkijan tuottamista palveluista, mutta valittu toimittaja vastaa tilaajalle koko palvelu- ja järjestelmäkokonaisuudesta, järjestelmien yhteentoimivuudesta ja sovitusta palvelutasosta. Palkanlaskentapalvelun ja järjestelmien tulee tukea KVTES-, OVTES- ja TS-sopimusalojen palkkaus- ja työaikamääräyksiä. HRM- ja itsepalvelutoimintojen tulee tukea muun muassa henkilötietojen ylläpitoa, palvelussuhteiden perustamista, muuttamista ja päättämistä, työsopimusten ja viranhoitomääräysten valmistelua sekä lomien ja poissaolojen ilmoittamista, käsittelyä ja hyväksymistä. Matka- ja kululaskujärjestelmän tulee kattaa matkasuunnitelmat, ajopäiväkirjat, laskujen laatiminen, kuittien tallentaminen, tarkastus- ja hyväksymiskierto, korvausten maksaminen ja raportointi. Palvelu- ja järjestelmäkokonaisuuden tulee liittyä turvallisesti ja mahdollisimman automatisoidusti Salpauksen käytössä oleviin taloushallinnon, kirjanpidon, maksuliikenteen, työajanseurannan, identiteetinhallinnan ja raportoinnin järjestelmiin sekä tarvittaviin viranomaispalveluihin, kuten Tulorekisteriin ja Verohallintoon. Taloushallinnossa käytetään CGI Raindance Kuntamalli -järjestelmää. Hankinta ei sisällä työajansuunnittelu- tai työajanseurantajärjestelmien hankkimista, mutta niiden tietojen siirtyminen palkkahallintoon tulee varmistaa. Raportoinnin tulee sisältää vähintään sovittu perustaso ja KT suositusten mukaiset tiedot. Käyttäjien tietojen käsittely rajataan tehtävä- ja käyttöoikeusroolien perusteella. Palveluun sisältyvät sovitut tietojen säilytys-, arkistointiaineiston muodostamis-, hävittämis- ja ulossiirtomenettelyt. Salpaus säilyttää työnantajan päätösvallan, palkkapolitiikan, henkilöstöhallinnon linjaukset, lähdetietojen sisällöllisen oikeellisuuden sekä omat HR-tehtävänsä. Palveluntuottaja vastaa sovitussa laajuudessa operatiivisesta palkanlaskennasta, järjestelmien toimivuudesta ja vaatimustenmukaisuudesta, teknisistä kontrolleista, viranomaisilmoituksista sekä palvelutuotannon laadusta ja jatkuvuudesta. Salpauksessa oli 31.5.2026 yhteensä 587 työntekijää. Vertailulaskennassa käytetään 880 palkka- tai palkkiolaskelmaa sekä 100 matka- tai kululaskua kuukaudessa; palvelujen laskutus perustuu toteutuneisiin laskutusyksiköihin. Palkat maksetaan pääsääntöisesti kuukauden 15. ja viimeisenä päivänä. Nykyinen palkanlaskentapalvelujen tuottaja on Provincia Oy, palkkajärjestelmä Visma Personec ja matka- ja kululaskujärjestelmä CGI Populus. Hankintaan sisältyy toimittajan vastuulla toteutettava käyttöönottoprojekti, jossa määritellään ja konfiguroidaan järjestelmät, siirretään tarvittavat tiedot nykyisistä järjestelmistä, toteutetaan integraatiot sekä suoritetaan testaus, rinnakkaisajo, käyttäjäkoulutus ja tuotantoon siirto. Uuden palvelu- ja järjestelmäkokonaisuuden tulee olla tuotantokäytössä viimeistään 31.5.2027. Hankinnan yksityiskohtainen ja koko laajuuden kattava kuvaus, tavoitteet, palvelujen ja järjestelmien sisältö, rajaukset, vastuunjako sekä käyttöönoton edellytykset esitetään tarjouspyynnön liitteessä 3 (Hankinnan kuvaus ja tausta). Tarjouspyynnön muut liitteet täsmentävät vaatimukset, integraatiot, palvelutasot ja hinnoittelun.